Circulaire PASSAN 2020

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Catégorie : IA

Gap, le 4 septembre 2020
L'Inspectrice d'Académie Directrice Académique des Services de l'Éducation nationale des Hautes-Alpes
à
Mesdames et Messieurs les directrices et directeurs d'école
s/c de Mesdames et Messieurs les inspecteurs de l'Éducation nationale
Objet :

Organisation des sorties scolaires avec nuitée(s) dans les écoles maternelles et élémentaires publiques de l'académie d'Aix-Marseille

Références :

Le pôle académique des sorties scolaires avec nuitées (PASSAN) est implanté à la DSDEN des Hautes-Alpes à l'adresse suivante :
PASSAN
DSDEN des Hautes-Alpes
12, avenue Mal Foch
05010 GAP cedex
Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

Ce pôle a en charge l'examen des demandes de sorties scolaires avec nuitées de toutes les écoles publiques du 1er degré de l'Académie d'Aix-Marseille, ainsi que celles des écoles des autres académies du territoire venant dans les quatre départements de l'académie.
Les sorties scolaires avec nuitées (SSAN) sont autorisées par l'Inspectrice d'académie, directrice académique des services de l'Éducation nationale (IA-DASEN). Après avoir vérifié que les conditions d'accueil, d'encadrement, de transport et les activités pratiquées sont conformes à la réglementation en vigueur, la DASEN-IA du département des Hautes-Alpes délivre, au terme de l'instruction des dossiers, suivant le cas, une autorisation ou un avis concernant ces demandes. L'autorisation est envoyée à l'IEN de la circonscription de l'école ayant fait la demande de sortie scolaire, L'IEN la transmet sous son couvert à l'école concernée.
La présente note a pour objet de rappeler les conditions dans lesquelles doivent être organisées les sorties dans les écoles maternelles et élémentaires publiques de l'académie d'Aix-Marseille, en formulant quelques recommandations.

I. Principes généraux

Les sorties scolaires doivent toujours s'inscrire, sous contrôle et visa de l'Inspecteur de l'Éducation nationale de circonscription, dans le cadre d'une action éducative conforme aux programmes d'enseignement et au projet d'école.
Les sorties peuvent entraîner une contribution des familles mais cette contribution doit rester modeste et ne doit jamais constituer un obstacle à la participation d'un enfant.

Important : Mesures exceptionnelles Covid 19 :
Le respect de la sécurité et des règles sanitaires en vigueur demeure une priorité absolue. En conséquence, il revient à l'organisateur de la sortie scolaire de vérifier le strict respect du protocole sanitaire du 19 août 2020 au sein de l'établissement d'accueil et de veiller à ce que l'organisation de la sortie ne prévoit pas le brassage avec d'autres groupes scolaires. Ce protocole peut être consulté sur le site du ministère de l'éducation nationale, de la jeunesse et des sports à l'adresse suivante : https://www.education.gouv.fr/protocole-sanitaire-des-ecoles-et-etablissements-scolaires-annee-scolaire-2020-2021-305630

S'assurer également que la structure d'accueil respecte bien le protocole sanitaire relatif aux accueils collectifs de mineurs. Ce protocole peut être consulté à l'adresse suivante : http://sports.gouv.fr/IMG/pdf/ficherentreeprotocolesanitaire.pdf

Attention : en fonction de l'évolution de la situation sanitaire, les sorties peuvent à tout moment faire l'objet d'une annulation. 

II. Déclaration des sorties scolaires dans l'application académique

À la suite des attentats terroristes à Paris et à Bruxelles et conformément à la note du recteur en date du 31 mars 2016 les sorties scolaires avec nuitée(s) sans exception doivent désormais être déclarées aux autorités académiques.
Cette déclaration est saisie via l'application « suivi des sorties et voyages scolaires » (sur le Portail ARENA —Enquêtes et pilotage). Il est important de veiller à renseigner le plus exhaustivement possible l'application — c'est-à-dire tous les champs proposés. Une attention toute particulière sera portée aux coordonnées obligatoires des accompagnateurs (identité précise et numéro de portable), de manière à pouvoir les joindre lors de la sortie scolaire. Joindre obligatoirement les fichiers PDF de l'emploi du temps du séjour ainsi que la liste des élèves participants.

N.B : Dans le cas particulier des sorties scolaires avec nuitée(s) à l'étranger, outre la saisie dans l'application académique vous devez également déclarer votre sortie scolaire avec nuitée(s) sur l'application du Ministère des Affaires étrangères sur le lien suivant : https://pastel.diplomatie.eouv.fr/fildariane/dvn/public/login.html

En plus des formalités nécessaires à l'organisation d'une sortie scolaire hors du territoire national, collecter les autorisations de sortie de territoire (AST) signées par les responsables légaux des élèves concernés. L'AST est rédigée à l'aide de l'imprimé CERFA n° 15646*01 téléchargeable à l'adresse : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/R46121

III. Constitution et transmission du dossier de sortie scolaire avec nuitée(s)

Le dossier de SSAN à utiliser est disponible et téléchargeable sur le site de la DSDEN des Hautes- Alpes : http://www.ac-aix-marseille.fr/dsden05/pid32223/les-sorties-scolaires-dans-les-hautes-alpes.html?dmenu=3&dsmenu=2

Vous trouverez sur ce site les indications et les éléments d'informations nécessaires à la constitution du dossier de demande d'autorisation (notamment les listes des centres agréés ainsi que le lien du site EAPS (Portail publique des éducateurs sportifs) pour vérification de la validité des cartes professionnelles et des recyclages des intervenants extérieurs dans le domaine des activités physiques), de même que les annexes au dossier.
Les démarches nécessaires à l'organisation d'une sortie scolaire avec nuitée(s) sont nombreuses, il s'avère donc indispensable de la préparer le plus tôt possible avant le départ.
Adresser le dossier à l'inspecteur de l'Éducation nationale dans les temps impartis suivants :

 Lieu de la sortie scolaire Transmission à l'IEN Hors vacances scolaires
 Académie d'Aix-Marseille  6 semaines
 Autre académie  8 semaines
 Étranger  10 semaines

Ces délais ont un caractère IMPÉRATIF. Les dossiers sont traités par ordre chronologique, suivant leur date de départ. 
Prévoir deux exemplaires du dossier complet pour un séjour dans les départements de l'académie (04, 05,13 et 84) et trois exemplaires du dossier complet pour un séjour dans une autre académie que celle d'Aix-Marseille, ainsi qu'à l'étranger.
Les inspectrices et inspecteurs de l’Éducation nationale devront transmettre au PASSAN les dossiers reçus par les écoles dans les délais impartis, en totalité, et revêtus de leur signature. Il est de leur responsabilité de faire connaître à l'école les remarques ou réserves qu'ils pourraient être amenés à formuler dans leur avis.

IV. Encadrement

Il convient, dans tous les cas, de constituer une équipe d’encadrement dont la composition sera adaptée à l’âge des enfants et à la nature des activités pratiquées (vie collective, transports, activités d'initiation, d'enseignement et d'éducation physique et sportive).
L’équipe d’encadrement devra satisfaire aux conditions (taux d'encadrement, qualité, compétences requises) posées par les textes rappelés en référence, textes auxquels vous voudrez bien vous reporter pour la constitution du dossier.
La présence d’un titulaire du diplôme de secourisme est obligatoire sur le lieu d’hébergement. En revanche, elle n'est pas requise pendant le transport.
Les taux d'encadrement au cours de la vie collective, des activités physiques et de tous les déplacements sont définis par les tableaux I, Il et III du BO spécial n° 7 du 23 septembre 1999 susmentionné, ainsi que les textes cités en référence.
La pratique d’activités physiques dans ce cadre implique presque toujours un taux d’encadrement spécifique. Certaines activités physiques et sportives nécessitent même un encadrement renforcé, tandis que d’autres, jugées trop dangereuses ou n’ayant pas leur place à l’école, sont interdites. Pour toutes ces questions, se référer aux documents cités en référence, téléchargeables sur le site des sorties scolaires de la DSDEN des Hautes-Alpes.
Conditions particulières liées à la pratique des activités nautiques :
La pratique des activités et sports nautiques (canoé, kayak, voile...) est subordonnée à la réussite du test d’aisance aquatique décrit dans la circulaire n° 2017-127 du 22 août 2017 (tous niveaux). Certains élèves du cycle 3 peuvent avoir réussi le test du « savoir nager » créé par le décret n° 2015- 847 et décrit dans l’arrêté du 9 juillet 2015 (BO du 23 juillet 2015).

N.B : concernant les modalités de délivrance de l'agrément permettant à des intervenants extérieurs d'apporter leur concours à l'enseignement de l'éducation physique et sportive dans le premier degré public, se reporter au décret n° 2017-766 du 4 mai 2017 - JO du 6 mai 2017 et à la circulaire interministérielle n°2017-116 du 6 octobre 2017 (BOEN n°34 du 12 octobre 2017).

V. Déplacements

Lorsqu’un moyen de transport est nécessaire, il pourra être fait appel aux modes de transports publics ou privés professionnels ou aux lignes régulières de transports en commun (sous réserve de l’application de dispositions particulières du plan Vigipirate).
Trois cas peuvent se présenter :

  1. Le transport est assuré par les transports publics réguliers : aucune procédure n’est à prévoir. 
  2. le transport est organisé par une collectivité territoriale ou par un centre d'accueil : la collectivité ou le centre délivrera une attestation de prise en charge (cf. imprimé dossier) qui sera complétée et jointe au dossier de demande d'autorisation.
  3. L'organisateur, directeur d'école ou enseignant, fait appel lui-même à une société de transport. L'entreprise de transports doit être choisie parmi celles figurant au répertoire départemental.

Les enseignants seront attentifs aux exigences de sécurité imposées par les taux d'encadrement réglementaires (BO spécial n°7 du 23/09/1999) lors des transports, dont le maître de la classe, notamment lors de déplacements en autocar ou minibus mis à disposition par la structure d’accueil.
Dans la plupart des cas, le départ et le retour se font à l'école ; si les élèves doivent rejoindre un autre lieu de rassemblement, l'accord exprès des parents, par écrit, est exigé ; une attestation signée de l'enseignant sera jointe au dossier (Cf. annexe « Accord parental »).

VI. Structures d'accueil et d'hébergement

Les centres participant à l'accueil des enfants et à leur hébergement doivent avoir fait l'objet des contrôles des autorités compétentes exigés par les règlements de sécurité.
Les répertoires départementaux (Cf. site sorties scolaires DSDEN 05) recensent les structures répondant à l'ensemble des conditions ainsi définies. Le répertoire départemental du lieu d'implantation de la structure accueillant le séjour doit être consulté obligatoirement par le directeur de l'école et l'enseignant au moment de l'élaboration de tout projet de sortie scolaire.

N.B : À titre tout à fait exceptionnel, l'hébergement situé sur le territoire de l'académie d'Aix-Marseille pourra avoir lieu dans une structure qui n'est pas inscrite au répertoire départemental. Dans ce cas, la structure doit faire l'objet d'une procédure spécifique d'agrément auprès des services du DASEN-IA des Hautes-Alpes, après visite et avis favorable de l'IEN concerné, de la commission de sécurité agréée et du maire de la commune d'implantation (procédure nécessitant d'être anticipée pour tenir compte du délai d'instruction).
Pour les sorties en dehors de l'académie d'Aix-Marseille, il convient que l’enseignant(e) s'assure auprès du service concerné de la DSDEN du département d'accueil que le centre choisi est bien répertorié.
À titre dérogatoire, lorsque l'hébergement se fait en famille d'accueil, l'accord exprès par écrit des parents est exigé ; une attestation signée de l'enseignant sera jointe au dossier.

VII. Recommandations et conseils pour la constitution du dossier de demande d'autorisation

• Avant de constituer tout dossier il est nécessaire :

• Si plusieurs classes participent à la même sortie dans le cadre d'un même projet pédagogique, un seul dossier peut alors être constitué. Ce dossier devra mentionner clairement, par classe, les effectifs, l'encadrement, les déplacements ainsi que les différents emplois du temps.
Les formulaires et annexes du dossier devront être utilisés sans être modifiés. On renseignera avec précision toutes les rubriques en joignant les pièces demandées, et seulement les pièces demandées. Les copies des BAFA, BAFD des animateurs (diplômes conseillés mais non obligatoires) ne doivent pas être jointes au dossier et pourront être conservées dans l'école.

• Pour la constitution du dossier, il faudra veiller à respecter chacun des points suivants :
Concernant les effectifs, il faut faire apparaître l'effectif réel des élèves participant à la sortie. Il appartient également à l'enseignant organisateur de la sortie de signaler au moment du départ toute modification de la liste de passagers (à l'école qui informera les services de la DSDEN ou directement à la DSDEN par courrier électronique).
Concernant l'encadrement des élèves, il appartient à l'enseignant de s'assurer que les intervenants respectent les conditions d'organisation et de suspendre ou d'interrompre l'intervention si la qualité de la séance ou la sécurité des élèves est mise en cause.
En cas de constitution de groupes différents des classes d'origine (regroupement des élèves de classe différentes par groupes), bien préciser l'effectif de ces groupes et le nombre d'encadrants et d'intervenants spécialisés, le cas échéant, mis à disposition.

• Concernant la participation éventuelle d'un(e) AESH (accompagnant des élèves en situation de handicap) pour accompagner un élève handicapé ou pour accompagner une ULIS, l'accompagnant des élèves en situation de handicap (AESH) a comme employeur la DSDEN ou un chef d'établissement public, et possède un contrat de droit public. Sa participation à une sortie scolaire avec nuitées est soumise obligatoirement à l'ensemble des conditions suivantes : l'AESH doit exprimer par écrit sa volonté propre de participer à la sortie, tout en acceptant de ne recevoir aucune compensation financière et horaire. Les familles concernées doivent impérativement donner leur accord. Enfin, une autorisation de l'employeur est nécessairement requise (DSDEN ou EPLE).
Rappel: L'AESH qui participe à la sortie scolaire pour le suivi de l'élève handicapé ne peut être comptabilisé dans le taux d'encadrement du restant de la classe (sauf AESH-Co).
Attention, les AVS en CUI ne sont pas autorisés sur leur temps de travail à participer à une sortie scolaire avec nuitée.

• Pour toute sortie hors territoire national (résidence ou simple passage lors du déplacement), recueillir les autorisations de sortie du territoire (AST) pour les mineurs non accompagnés de l'un des parents.
Vérifier auprès des autorités préfectorales quelles sont les formalités de sortie de territoire national obligatoires pour les mineurs. 
Attention : ne pas joindre ces attestations au dossier, elles sont de la responsabilité de l'organisateur qui les conservera.

• Toute modification éventuelle (qui ne pourra être que marginale et exceptionnelle) du projet initial, avant et après autorisation, devra être soumise pour accord dans les plus brefs délais
Important : Les circonscriptions d'IEN doivent adresser le plus rapidement possible, après examen et validation du projet de sortie scolaire (signature de l'IEN), les dossiers au PASSAN sous forme papier, par courrier postal de préférence, à l'adresse indiquée ci-dessus. En effet, le respect de ces consignes et la transmission de dossiers complets dans les délais impartis permettent un traitement plus rapide et plus fluide des dossiers.

Merci de votre collaboration et de l'attention que vous porterez à la mise en place de ces dispositions.

L'Inspectrice d'Académie
Directrice académique des services de l'Éducation nationale des Hautes-Alpes

Catherine Albaric-Delpech